Zapytania ofertowe

Proszowice, 18.02.2021 r.

I. Zamawiający

Urząd Gminy i Miasta w Proszowicach
ul. 3 Maja 72
32-100 Proszowice
adres e-mail: ppk@um.proszowice.pl

II. Tryb Udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zwanego „Zapytaniem”, do którego nie ma zastosowania ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych 2019 (Dz.U. z 2019, poz. 2019 z późn. zm.), zwana dalej „ustawą PZP”. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

III. Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa zadania nadana przez Zamawiającego: Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
2. Przedmiotem zamówienia jest wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla pracowników Urzędu Gminy i Miasta Proszowice zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tj. Dz.U. 2020 poz. 1342 z późn. zm.).
3. Istotne warunki zamówienia:

a) Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie wdrażania PPK, w tym:

- opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK w Urzędzie Gminy i Miasta
Proszowice.

b) Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK, w tym:

- przygotowanie wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji elektronicznej,

- wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych,

- wsparcie w opracowywaniu procedury funkcjonowania PPK u Zamawiającego.

c) Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK, w tym:

- zapewnienie dedykowanego opiekuna do wsparcia Zamawiającego w całym procesie prowadzenia PPK,

- zapewnienie bezpłatnej platformy internetowej dla Zamawiającego i uczestników PPK,

-zapewnienie integracji modułu do prowadzenia PPK z posiadanym przez Zamawiającego systemem kadrowo–płacowym firmy VULCAN KADRY i PŁACE z siedzibą we Wrocławiu, bezpłatne środowisko testowe.

IV. Informacje o zamawiającym

Urząd Gminy i Miasta w Proszowicach na dzień 2 lutego 2021 r. zatrudnia 77 pracowników o następującej strukturze wiekowej:

V. Termin wykonania zamówienia

1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK w Urzędzie Gminy i Miasta w Proszowicach w terminie do 26.03.2021 r.
2. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK w Urzędzie Gminy i Miasta w Proszowicach w terminie do 10.04.2021 r.
3. Umowa zostaje zawarta na czas określony, na okres 8 lat.
4. Okres wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK wynosi 1 miesiąc.

VI. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:

- są wpisani do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Weryfikacja spełnienia warunku odbędzie się wg. załączonej do Formularza Ofertowego kserokopii dokumentu wydanego przez PFR potwierdzającego wpis, poświadczonego za zgodność z oryginałem i aktualnym stanem prawnym, przez osoby upoważnione,

-dysponują niezbędną wiedzą, doświadczeniem, potencjałem technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania usług,

-znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług,

- nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona ich upadłość/likwidacja,

- nie są powiązani kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym,

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniami przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

c) Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Wykonawca składa według wzoru wpisanego w treści Formularza ofertowego.

Oferta Wykonawcy, który nie przedstawi oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia zostanie odrzucona z przyczyn formalnych.

VII. Informacja o sposobie porozumiewania się:

Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do porozumienia się z Wykonawcami są:

a) Magdalena Ziarko

b) Magdalena Konwant

We wszelakiej korespondencji kierowanej do Zamawiającego drogą elektroniczną dotyczącej niniejszego postępowania należy wskazać nazwę postępowania: ”Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany kapitałowe(PPK)”.

Zamawiający zastrzega możliwość porozumiewania się z Wykonawcami wyłącznie drogą elektroniczną.

Adres poczty elektronicznej Zamawiającego: ppk@um.proszowice.pl

VIII. Termin związania z ofertą:

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IX. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z załączonym Formularzem Ofertowym.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
5. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania, zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa.
6. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:

a) Formularz Ofertowy – załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego,

b) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na „ Świadczenie usług w zakresie zarządzania i prowadzenia pracowniczych planów kapitałowych” zgodnie z wymaganiami stawianymi w zapytaniu ofertowym - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,

c) Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych na „ Świadczenie usług w zakresie zarządzania i prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych” - załącznik nr 3 do zapytania ofertowego

d) Dokument potwierdzający wpis do ewidencji PPK, prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju,

e) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy) poświadczone, za zgodność z oryginałem i aktualnym stanem prawnym, przez osoby upoważnione.

X. Miejsce i termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć do 25.02.2021 r. do godz. 10:00 (decyduje data wpływu do Zamawiającego).
2. Ofertę należy złożyć:

a) W zwykłej formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego:

Urząd Gminy i Miasta Proszowice

ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice – Dziennik podawczy w zamkniętej kopercie oznakowanej: „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe(PPK)”

lub

b) Elektronicznie na adres: ppk@um.proszowice.pl (każdy dokument należy podpisać podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym lub profilem zaufanym zgodnym z reprezentacją).

1. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie. Zamawiający ma prawo do nieodpowiadania na pytania Wykonawców złożone po 22.02.2020 r. Wszystkie pytania i odpowiedzi zostaną umieszczone na stronie BIP Urzędu Gminy i Miasta Proszowice.
3. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią niniejszego Zapytania, a treścią udzielonych odpowiedzi jako obowiązującą należy przyjąć udzieloną odpowiedź.
4. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo rezygnacji
   z zamówienia, unieważnienia postępowania na dowolnym etapie.

XI. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

Kryterium 1

Doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami i porównanie efektywności zarządzania, dotychczasowe doświadczenie i wyniki finansowe – średnie stopy zwrotu funduszy inwestycyjnych na dzień 31.12.2020 r. (20 pkt)

Średnia ważona stopy zwrotu w okresie 1 - 5 lat, Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę.

Kryterium 2

Ocena proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi
w PPK i poziom opłat pobieranych w PPK. (20 pkt)

Średnia opłat pobieranych PPK jest to średnia arytmetyczna z opłat w poszczególnych funduszach zdefiniowanej daty rozumiana jako wynagrodzenie za zarządzanie PPK zgodnie z art. 49 pkt 1 i 2 ustawy o PPK - % wartości aktywów netto funduszu w skali roku. Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę.

Kryterium 3

Liczba podpisanych umów/obsługiwanych firm w zakresie zarządzania PPK- stan na dzień 31.12.2020 r.: (20 pkt)

Kryterium 4

Doświadczenie instytucji finansowej i grupy kapitałowej, w której działa instytucja (10 pkt):

a. udział w rynku polskim,

b. długoletnie doświadczenie (min. 5 lat), w sektorze funduszy inwestycyjnych lub emerytalnych na rynku polskim.

Kryterium 5

Wsparcie informatyczne w zakresie programu dedykowanego dla PPK oraz modernizacji programów kadrowo-płacowych (szkolenia dla pracowników kadr oraz płac z zakresu obsługi dedykowanego programu, serwis i wsparcie informatyczne pn.-pt. w godzinach 8-16).

Kryterium 6

Pakiet informacyjny i pakiet szkoleń pracowników w liczbie ok. 80 osób. Pakiet informacyjny – przygotowanie w formacie PDF - umożliwiający rozesłanie pracownikom. Pakiet szkoleń – w formie online lub tradycyjnej – do wyboru przez urząd. Uruchomiony niezwłocznie po podpisaniu umowy.

Kryterium 7

Liczba placówek stacjonarnych, w których pracownicy będą mogli osobiście spotkać się z konsultantami i uzyskać informacje na temat warunków inwestowania jak i obsługi w ramach pracowniczych planów kapitałowych na terenie województwa małopolskiego.

Kryterium 8

Posiadanie dodatkowych usługi dla pracowników.

Kryterium 9

Podmiot z udziałem Skarbu Państwa.

Kryterium oceny oferty

Maksymalna ilość punktów, którą może otrzymać Wykonawca w zastosowanych kryteriach wynosi 100 pkt.

Oferty oceniane będą punktowo.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę, wyboru dokonuje się także mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

XII. Odrzucenie oferty:

1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

a) Złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego zapytania ofertowego,

b) Nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,

c) Złożył ofertę po terminie składania ofert,

d) Podał nieprawdziwe dane bądź podane przez Wykonawcę dane w ofercie i jej załącznikach wzajemnie się wykluczają.

XIII. Informacja dotycząca RODO

1. Administratorem Państwa danych osobowych będzie Urząd Gminy i Miasta
   Proszowice, reprezentowany przez Burmistrza Gminy i Miasta Proszowice,
   z siedzibą w Proszowicach, przy ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice. Kontaktować się z Administratorem można w następujący sposób:

a) Listownie: Urząd Gminy i Miasta Proszowice, ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice,

b) Za pośrednictwem poczty elektronicznej: ppk@um.proszowice.pl,

c) Telefonicznie: 12 386 18 35

d) E-PUAP

1. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez email: iodo@proszowice.pl lub telefonicznie 12 385 12 23.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem danych.

1. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, przekazane w złożonej ofercie, na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO w celu związanym z postępowaniem, tj. Wyborem instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe.
2. Administrator nie planuje przekazywania danych osobowych innym odbiorcom w rozumieniu art.4 pkt.9 RODO.
3. Będziemy przechowywać Państwa dane osobo er do chwili realizacji zadania, do którego, dane osobowe zostały zebrane, a następnie jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983, r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.).
4. Zgodnie z RODO przysługuje Państwu:

a) Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,

b) Prawo do sprostowania (poprawiania swoich danych),

c) Prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji gdy przetwarzanie danych osobowych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej,

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych,

e) Prawo di wniesienia skargi do Prezesa UODO ( na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki2, 00-193 Warszawa).

XIV. Załączniki

Załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego są następujące wzory:

1. Załącznik nr 1 do zapytania – Formularz Ofertowy
2. Załącznik nr 2 do zapytania – Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na „świadczenie usług w zakresie zarządzania i prowadzenia pracowniczych planów kapitałowych
3. Załącznik nr 3 do zapytania – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych na „Świadczenie usług w zakresie zarządzania i prowadzenia pracowniczych planów kapitałowych”