Zapytanie ofertowe: ˝Wykonanie i dostawa urn wyborczych dla Gminy Proszowice˝

BRP.502.2.2016

Proszowice, dnia 24.10.2016 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

"Wykonanie i dostawa urn wyborczych dla Gminy Proszowice"

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

Gmina Proszowice

ul. 3 Maja 72
32-100 Proszowice
woj. małopolskie
tel: 12/386 10 05 wew. 157
fax: 12/386 15 55

II. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostarczenie urn wyborczych dla Gminy Proszowice.

Zakres zamówienia obejmuje dostawę 17 szt. przeźroczystych urn wyborczych wraz
z pokrowcami oraz 5 plombami zabezpieczającymi dla każdej urny,w tym:

7 szt. urn wyborczych dla obwodów głosowania powyżej 750 wyborców, w których lokale wyborcze dostosowane są do potrzeb wyborców niepełnosprawnych,
6 szt. urn wyborczych dla obwodów głosowania powyżej 750 wyborców,
2 szt. urn wyborczych dla obwodów głosowania do 750 wyborców, w których lokale wyborcze dostosowane są do potrzeb wyborców niepełnosprawnych,
1 szt. urny wyborczej dla obwodów głosowania do 750 wyborców,
1 szt. urny wyborczej pomocniczej (przenośnej) dla obwodów głosowania w zakładach opieki zdrowotnej i w domach opieki społecznej.

2.Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien dysponować odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, potencjałem technicznym, oraz osobami, co w sumie winno gwarantować prawidłową realizację zamówienia, a ponadto posiadać dobrą sytuację ekonomiczną i finansową.

3. Dostarczone urny muszą odpowiadać wymaganiom, spełniać warunki i być zgodne

z wzorami ustalonymi:

uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 r. w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016 r. poz. 312) – załącznik nr 2 do zapytania,
uchwałą Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 r. zmieniającą uchwałę w sprawie
wzorów urn wyborczych (M.P. Poz. 398). W szczególności materiałem konstrukcyjnym urn winien być poliwęglan lity transparentny, o grubości 3 mm.– załącznik nr 3 do zapytania,
pismami Krajowego Biura Wyborczego znak ZPOW-431-1/16 z dnia 21 kwietnia 2016 r. i znak ZPOW-432-9/16 z dnia 25 kwietnia 2016 r. (załączniki nr 4, 5 do zapytania).

4. Zamawiający jednocześnie wymaga:

zastosowanie uchwytów urn o trzech punktach podparcia lub uchwytów, które całą powierzchnią przylegają do boków urn,
niedopuszczalne jest zagięcie górnych krawędzi ścian urny wyborczej na zewnątrz, co spowoduje m.in. zwiększenie wymiarów pokrywy urny wyborczej. Dopuszczalne jest zagięcie górnych krawędzi boków urny wyłącznie do jej wnętrza,
w urnach wyborczych powinny być stosowane podkładki filcowe. Dopuszczalne jest zastosowanie podkładek np. gumowych, jednakże z zastrzeżeniem, że podkładki te będą na tyle cienkie, że nie spowoduje to zwiększenia wysokości urn wyborczych,
w cenie oferty należy uwzględnić transport urn do Urzędu Gminy Miasta Proszowice.

5. Zamawiający dopuszcza:

wykonanie zagiętych do wnętrza urn krawędzi otworu wrzutowego („kołnierza”), co usztywni konstrukcję wieka urny oraz ułatwi wyborcom wrzucanie kart do głosowania (po zwężeniu otwór wrzutowy nie może być węższy niż 1,5 cm),
zastosowanie do zamknięcia i blokowania wieka urny:

- mechanizmów odciąganych (bez możliwości ich całkowitego wyjęcia) zamiast zakręcanych, pod warunkiem umieszczenia w ścianach bocznych i wieku urny otworów umożliwiających założenie plomby plastikowej lub metalowej,
- śrub wkręcanych (bez możliwości całkowitego wykręcenia) w nitonakrętki zamocowane w ścianach bocznych urny.

6.Wykonawcy muszą wziąć pod uwagę, że liczba nitów służących do łączenia elementów urny wskazana we wzorach Państwowej Komisji Wyborczej jest przykładowa, urna może być połączona większą ilością nitów; urna ma być wykonana w taki sposób, aby była trwała.

7. Wykonawca w ramach przedmiotu umowy ma również obowiązek dostarczenia dla każdej z urn pokrowców zabezpieczających przed zniszczeniem i służących do ich przechowywania.

8. Pokrowce winny być wykonane z materiału drelichowego lub brezentowego, umożliwiać swobodne umieszczenie całej urny oraz umożliwiać zapięcie na zamek błyskawiczny lub ściągacz. W przypadku zastosowania elementów metalowych winny być one zabezpieczone przed bezpośrednim oddziaływaniem na powierzchnię urny. Dodatkowo pokrowce winny mieć naszyte uchwyty umożliwiające przenoszenie pustej urny.

9. Wykonawca w ramach przedmiotu umowy ma również obowiązek dostarczenia do urn wyborczych plomb zabezpieczających.

10. Każdą urnę należy dostarczyć w osobnym zamkniętym opakowaniu kartonowym
z tektury falistej minimum 3-warstwowej. Urna przed włożeniem do kartonu powinna być dodatkowo owinięta folią bąbelkową. Zamawiający dopuszcza zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń transportowych. Opakowanie kartonowe powinno mieć otwory transportowe

w bocznych ściankach.

11. Zamawiający wymaga od Wykonawców udzielenia gwarancji na dostarczone urny wyborcze na 48 miesięcy oraz wydania Zamawiającemu w dniu odbioru końcowego przedmiotu umowy dokumentu gwarancyjnego.

12.Usterki stwierdzone w okresie gwarancji jakości, Wykonawca zobowiązany jest usunąć

w terminie 7 dni od daty ich zgłoszenia lub w innym terminie wyznaczonym przez Zamawiającego w porozumieniu z Wykonawcą bez dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli Wykonawca nie usunie usterek w terminach, o których mowa powyżej, Zamawiający może zlecić ich usunięcie trzeciej osobie na koszt Wykonawcy.

13. Zamawiający wymaga od Wykonawcy wydania w dniu odbioru końcowego, oświadczenia o spełnianiu przez wszystkie elementy przedmiotu zamówienia warunków określonych przez Zamawiającego, a w szczególności pełnej zgodności z wymogami określonymi w uchwale Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku

w sprawie wzorów urn wyborczych (M.P. z 2016 r. poz. 312) oraz uchwale Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniającej uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych. Oświadczenie winno być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do działania w imieniu Wykonawcy (załącznik nr 7 do zapytania).

14. Urny oraz pokrowce powinny być wykonane z materiałów własnych, powinny być nowe (nie noszące śladów użytkowania), dostarczone Zamawiającemu w odpowiednio zabezpieczony sposób.

15. Kompletne urny Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego.

III. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania przedmiotu zamówienia do dnia 2 grudnia 2016 roku.

2. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji usługi zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu wizualizacji urn wraz ze szczegółowym opisem technicznym oraz wymiarami celem ich akceptacji. Zatwierdzenie projektu przez Zamawiającego stanowi podstawę do rozpoczęcia realizacji usługi.

3. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia oferty cenowej obejmującej wszystkie czynniki cenotwórcze, w tym dostawę z rozładunkiem do siedziby Zamawiającego, zawierającej jednostkowe ceny dla poszczególnych urn.

IV. Odbiór przedmiotu zamówienia:

1. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy Urzędu.

2. W trakcie odbioru Zamawiający skontroluje prawidłowość wykonania przedmiotu zamówienia m.in. poprzez:

a) wizualną ocenę poprawności wykonania przedmiotu zamówienia,
b) sprawdzenie wszystkich wymiarów urn,
c) sprawdzenie mechanizmów służących zamykaniu i plombowaniu wieka urn,
d) zdejmowanie i zakładanie pokrowca, przenoszenie pustej urny w pokrowcu,

3. Z czynności odbioru sporządzony zostanie protokół.

V. Kryteria wyboru oferty: najniższa cena.

VI. Sposób przygotowania oferty:

1.Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

2. Do oferty należy dołączyć zdjęcia i projekty urn wraz z opisem technicznym wykonania.

3. Do oferty należy dołączyć aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji

i informacji o działalności gospodarczej.

4. Cena powinna być podana w PLN cyfrowo i słownie zgodnie z przedłożonym formularzem oferty. W formularzu należy podać cenę brutto, w tym należny podatek VAT.

5. Za cenę oferty przyjmuje się sumaryczną cenę brutto wszystkich elementów wchodzących w skład zamówienia – cena ryczałtowa.

6. Cena ofertowa musi zawierać wszelkie koszty, składniki związane z realizacją przedmiotu zamówienia, również te, które nie wynikają w sposób oczywisty z niniejszego zapytania ofertowego, a są niezbędne do wykonania zamówienia. Cenę oferty należy skalkulować na podstawie kalkulacji własnej w cenach bieżących, biorąc pod uwagę przedmiot zamówienia.

7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone.

VII. Miejsce i termin składania ofert:

1.Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w terminie do 3 listopada 2016 roku(liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego) – w zaklejonej kopercie, oznaczonej

w następujący sposób: Oferta:„ Wykonanie i dostawa urn wyborczych dla Gminy Proszowice” – listownie na adres: Urząd Gminy i Miasta Proszowice, ul. 3 Maja 72, 32-100 Proszowice, lub osobiście w Biurze Obsługi Interesanta (parter budynku), w godzinach pracy Urzędu.

2.Oferty, które wpłyną po terminie lub w innej niż wskazana forma nie będą rozpatrywane.

VIII. Informacje dodatkowe:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ceny złożonych ofert będą przewyższać środki Zamawiającego na realizację zamówienia.

2. Osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie przedmiotu zamówienia jest: Ewa Oleksy-Baranowska, Inspektor Biura Rady i Promocji, tel. 12 386 10 05 wew.155, 519 879 062, ebaranowska@um.proszowice.pl.

3. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 6 do zapytania ofertowego, w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

4.O wynikach postępowania wybrany Wykonawca zostanie powiadomiony drogą elektroniczną.

5. Ogłoszenie w sprawie zapytania ofertowego zamieszczone jest na stronie internetowej Urzędu Gminy i Miasta Proszowice proszowice.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.

IX. Załączniki:

1. Formularz ofertowy.

2. Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 21 marca 2016 roku w sprawie wzorów urn wyborczych.

3. Uchwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 11 kwietnia 2016 roku zmieniająca uchwałę w sprawie wzorów urn wyborczych.

4. Pismo Krajowego Biura Wyborczego; znak ZPOW-431-1/16 z dnia 21 kwietnia 2016 r.

5.Pismo Krajowego Biura Wyborczego; znak ZPOW-432-9/16 z dnia 25 kwietnia 2016 r.

6. Wzór umowy.

7. Wzór oświadczenia.